Les apports de l’informatique au traitement comptable

D’un point de vue “logistique”, l’externalisation de la saisie comptable est indissociable de la GED. En effet, tout document transmis à l’équipe de saisie devra être numérisé afin d’être envoyé par liaison Internet. Il est très rare, et d’autant plus rare dans le cadre de prestations “offshores”, que les documents initiaux soient transmis physiquement.

Cette logistique de numérisation étant nécessaire, ce principe peut devenir implicitement un excellent moyen de conservation des documents. Il serait dommage de scanner les documents, de les transmettre ensuite pour la saisie, et de finalement, après ce traitement, de détruire les fichiers “images” de ces pièces.

De même, la transmission par elle-même des fichiers numérisés est effectuée par des outils ou architecture Web permettant un partage de ces documents. Pourquoi alors ne pas faire en sorte que ces moyens de transmission restent en place pour permettre une consultation permanente des pièces numérisées, même longtemps après leur traitement de saisie.

Ce principe sera alors agrémenté d’un ingénieux système de classement et d’indexation paramétrable, permettant à tout moment, de retrouver facilement n’importe quelle pièce, quelque soit l’ancienneté du document initial correspondant.

L’alliance de l’informatique et de la gestion comptable

Partant de cette réflexion, les dirigeants de saisie comptable ont compris tout l’intérêt d’une alliance des deux domaines concernés : l’informatique et la gestion. Le développement d’outils informatiques pratiques et faciles d’utilisation permet de simplifier la logistique indispensable à l’externalisation de la saisie comptable. De même, la mise à disposition d’une architecture de partage de fichiers permet un archivage et une consultation rapide des documents initiaux.

De la simple numérisation de documents à tous les avantages de la GED

Ces documents sont donc désormais traités, conservés et classés, au même titre que les informations qui constituent leur contenu. Le résultat de la saisie comptable peut, à tout moment, être comparé aux pièces initiales, par simple consultation simultanée des écritures comptables et des fichiers “images” des documents, stockés dans le système de GED.