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Lundi, 28 Février 2011 14:52

Numérisation des documents comptables chez le client, dans le cabinet d’expertise comptable ou sur une plate forme spécialisée

Saisie comptable propose 3 solutions de numérisation au choix du cabinet d’experts comptables et au choix de l’entreprise cliente.

Numérisation dans l’entreprise cliente

Notre recommandation : L’option de numérisation la moins coûteuse !

Le client numérise ses documents comptables quand il le souhaite : au fil de l’eau, chaque jour ou au moins une fois par semaine.

L’entreprise reste toujours en possession de ses documents comptables, elle n’en est jamais dépossédée.

Saisie comptable propose un accès à la GED comptable (version entreprise) qui permet au client de retrouver dans le même dossier, par exemple : la facture, le bon de commande, le bon de livraison, les différents courriers, mails et fax échangés entre lui et son fournisseur.

Cette numérisation à la source présente de nombreux avantages au niveau du planning de travail des collaborateurs du cabinet. En effet les documents arrivent régulièrement et non pas en une seule fois par exemple 2 jours avant la date limite de déclaration de TVA.

Numérisation des documents comptables au cabinet

Le cabinet peut ainsi tout vérifier et cela peut le sécuriser.

Il y a néanmoins 2 inconvénients à cette méthode :

- Le client est dépossédé pendant un certain temps de ses documents comptables.

- Il y a un coût de « collecte » des documents comptables qui est parfois à la charge du cabinet, coût difficile à répercuter sur la facture client. Le coût de la numérisation est lui aussi à la charge du cabinet. La « collecte » n’est pas régulière et le lissage du travail des collaborateurs est plus difficile.

Numérisation sur une plate forme spécifique

Saisie comptable propose la numérisation sur une plate forme localisée en France pour les experts qui le souhaitent.

Dans ce cas de figure Saisie comptable met en place une collecte hebdomadaire des documents comptables soit chez le client final (soit éventuellement dans le cabinet).

La numérisation est effectuée sur une plate forme française d’un partenaire de Saisie comptable.

Les documents sont retournés à J+7 au client.

Cette méthode est plus coûteuse que les 2 autres méthodes. Elle présente néanmoins quelques avantages au niveau contrôle par exemple et au niveau productivité, la plate forme étant équipée des matériels les plus performants pour la numérisation.